Het gemiddelde vervullingspercentage van recruitmentbureaus daalde in 2025 naar 19,8%. Van elke tien vacatures worden er gemiddeld twee ingevuld. Tegelijk vervult de top 5 best presterende bureaus meer dan drie op de tien, ruim 50% meer dan het marktgemiddelde. Die kloof is niet toe te schrijven aan geluk of marktomstandigheden. Het Recruitment Kengetallen Onderzoek 2026 van Intelligence Group en RecBi laat zien dat het gaat om een fundamenteel andere manier van werken.
Het meest opvallende verschil tussen de top 5 en de rest zit niet in tooling of technologie, maar in focus. Waar een gemiddelde bureaurecruiter ruim 21 vacatures tegelijk beheert, werken de best presterende bureaus met gemiddeld 4 vacatures per recruiter.
Met minder vacatures per recruiter is er meer tijd voor inhoudelijke voorbereiding, persoonlijke benadering en actieve procesregie. Het resultaat: 72% minder sollicitaties per vacature omdat er gerichter wordt gesourcet, een doorlooptijd van 26 dagen tegenover 44,5 dagen marktgemiddelde, en een conversie van gesprek naar plaatsing van 67,2% tegenover 39,5%.
Wat de bureaudata laat zien, wordt verklaard door de kandidaatdata. Meer dan de helft van de vmbo’ers verwacht duidelijkheid binnen twee weken na sollicitatie. Bij een gemiddelde doorlooptijd van 44 dagen verlies je die groep niet aan een concurrent, maar aan ongeduld. In ICT en engineering worden professionals gemiddeld 13 tot 16 keer per jaar benaderd, de traditionele aanpak van brede mailings werkt daar nauwelijks nog. De conversie van match naar voorstel daalde marktbreed van 30% naar 25% in één jaar.
De outperformers ontkomen aan die daling door te sourcen op doelgroepniveau: via nichesites, goed onderhouden talentpools en persoonlijke benadering. Hun conversie van match naar voorstel ligt op 37%.
Een opvallende bevinding: bureaus die op non-profit vacatures focussen presteren op vrijwel elke KPI beter dan hun profit-collega’s. Hogere vervullingsgraad (22% vs. 18,1%), kortere doorlooptijd (35,8 vs. 43,9 dagen), hogere conversies. De verklaring ligt opnieuw in de portefeuille – non-profit recruiters beheren gemiddeld 3,4 vacatures, vergelijkbaar met de top 5 bureaus.
De profitsector die haar recruiters gemiddeld 13 vacatures laat beheren verliest daarmee niet door de markt of een gebrek aan talent. Ze verliest door werkdruk en spreiding.
De data uit 2026 bevestigt wat eerder onderzoek (2019/20 en 2021) al aantoonde: minder vacatures per recruiter leidt tot hogere kwaliteit, snellere processen en betere conversies. Het gaat daarbij niet om één optimum, dat verschilt per markt en marge. Maar de richting is consistent. Succesvolle bureaus bedienen de markt zoals kandidaten het willen: snel waar snelheid telt, persoonlijk waar massa faalt, en met een aanbod dat klopt zonder dat de kandidaat hoeft te heronderhandelen.
Het Recruitment Kengetallen Rapport 2026 is een gezamenlijke uitgave van Intelligence Group en RecBi. De kandidaatdata is afkomstig uit het ITAM-onderzoek (International Talent Acquisition Monitor) van Intelligence Group. De operationele recruitmentdata is verzameld door RecBi op basis van geanonimiseerde data van een selectie van hun klanten over de jaren 2024 en 2025.
