Nieuws & blogs

Onboarding: hoe je Belgische werknemer welkom te heten

Als werkgever moet je zorgen dat een nieuwe werknemer zich in jouw bedrijf thuisvoelt. Zeker als cultuurverschillen kunnen opspelen, zoals wanneer je een Belgische werknemer in dienst neemt. Hoe ziet de ideale onboarding-strategie er dan uit?

Een goede onboarding-strategie is cruciaal in de huidige ‘War for Talent’. Uit een onderzoek van werving- en selectiebureau Robert Half onder 1.000 Belgische werknemers blijkt zelfs dat 60 procent van hen zou overwegen op te stappen in de eerste maand in geval van een ondermaatse onboarding.

Volgens weer een ander onderzoek, van HR-dienstverlener Acerta, blijkt dat bijna één op de drie van alle nieuwe arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd in België binnen een jaar wordt beëindigd. Meestal is het de werknemer die er vroegtijdig de brui aan geeft, omdat het werk niet helemaal doet aan de verwachtingen.

Stappen in internationale onboarding

Met een goede onboarding-strategie kunnen teleurstellingen bij werknemer én werkgever worden voorkomen. Zo kun je er beter voor zorgen dat je de sollicitant die je net met veel moeite je bedrijf hebt binnengehaald ook binnen blijft. Bovendien zal een nieuwe werknemer ook productiever zijn als onboarding-proces goed is uitgevoerd.

Het onboarding-proces wordt vaak onderverdeeld in enkele stappen, die elkaar logisch opvolgen. Deze stappen kunnen ook worden gebruikt bij internationale onboarding. Daarbij kan tijdens elke stap extra aandacht aan internationale aspecten worden besteed.

1. Preboarding

Het onboarding-proces begint niet pas op de eerste werkdag. Een nieuwe werknemer kan al voordat hij aan de slag gaat worden voorbereid op zijn werkzaamheden. Hoe meer inzicht een nieuwe werknemer heeft in wat hem te wachten staat en wat er van hem wordt verwacht, hoe prettiger het voor hem is. Preboarding is van het grootste belang.

In Onboarding – How to Get Your New Employees Up to Speed in Half the Time benadrukken  George B. Bradt en Mary Vonnegut dat in elk geval zo veel mogelijk praktische zaken geregeld moeten zijn voor de eerste werkdag.

Ze schrijven dat de kleinste dingen een grote indruk kunnen maken op nieuwe medewerkers. “Nieuwe werknemers zijn meestal hyperalert omdat ze zich in een onbekende omgeving bevinden. Maar ze missen de kennis die hun ervaren collega’s gebruiken om door het werk te navigeren. Nieuwe medewerkers weten niet  ‘hoe we de dingen hier doen’. Dat kan ervoor zorgen dat zelfs simpele dingen ingewikkeld lijken.”

Iedereen die ooit aan een nieuwe baan is begonnen, weet hoe verloren een nieuwkomer zich kan voelen. Zorg dus dat je medewerker vanaf dag één over een goed ingerichte werkplek beschikt en het vanaf dan ook over echt werk kan gaan, niet over administratieve ‘to-do’s’ over ontbrekende internet- of telefoonaansluiting of andere basale zaken.

Zeker als het een internationale onboarding betreft, is het belangrijk dat je daarbij de cultuur van je bedrijf schetst en een zo eerlijk en echt beeld van de organisatie te laten zien. Uiteraard heb je dat in de vacaturetekst en sollicitatiegesprek ook al proberen duidelijk te maken, maar het is aan te raden je je bedrijfscultuur nog een keer onder de aandacht brengt. Dan is tenminste zeker dat de werknemer weet wat hij mag verwachten. En kan hij rekening kan houden met eventuele cultuurverschillen.

2. Eerste werkdagen

Gooi de nieuwe werknemer niet in het diepe. Zorg ervoor dat collega’s op de hoogte zijn van de komst van de nieuwe medewerker en dat er kennismakingsgesprekken staan ingepland. Op deze manier geef je de nieuwe medewerker een welkom gevoel.

Zeker een internationale onboarding is het bovendien raadzaam de nieuwe medewerker een mentor of coach (kan de leidinggevende zijn, maar ook een ervaren collega) die regelmatig met de nieuwe medewerker spreekt en beschikbaar is als vraagbaak.

Deze fase in het onboarding-programma loopt door totdat de nieuwe medewerker volledig vertrouwd is met zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

3. Vervolgacties

Internationale onboarding kan vanwege de cultuurverschillen langer duren dan gebruikelijk is. Tussen de zes en negen maanden is geen uitzondering.

Om zeker te zijn dat de nieuwe werknemer zich niet verloren voelt, wordt vaak aanbevolen de vinger aan de pols te houden via regelmatige terugkerende functionerings-, beoordelings- en andere evaluatiegesprekken. Behalve over bereikte resultaten en doelstellingen, kan het dan ook gaan over de tevredenheid van de medewerker over zijn werk en werkgever.

Het eerste gesprek zou dan al binnen enkele weken moeten plaatsvinden, bijvoorbeeld binnen de eerste 30 dagen. Vervolggesprekken kunnen dan steeds om de dertig dagen worden gehouden, net zo lang totdat de werknemer zich werkelijk thuis voelt in de nieuwe organisatie. Uit deze studie in het Academy of Management Journal blijkt dat het in het algemeen binnen 90 dagen duidelijk is of dit er ooit in zal zitten.

Onboarding van Belgische werknemers

De ene werknemer is de andere niet. Een vastomlijnde onboarding-strategie is belangrijk, maar uiteraard moet je niet te rigide zijn in je aanpak. Internationale onboarding wijkt af van onboarding van werknemers uit het eigen land. Internationale onboarding is geen ‘one size fits all’, gezien de cultuurverschillen tussen en binnen verschillende landen. En daarbinnen bestaan weer verschillen tussen individuele werknemers – op wie je je onboarding-proces idealiter zou willen afstemmen, om het hen zo aantrekkelijk mogelijk te maken.

Desondanks is het wel mogelijk om in het algemeen enkele kenmerken van de Belgische cultuur te schetsen aan de hand van het cultuurmodel van Geert Hofstede.

Volgens dit model is men in België bijvoorbeeld gewend aan een strakke hiërarchie binnen bedrijven: de baas is de baas. Dit verklaart wellicht waarom Belgen het vaak belangrijk vinden om de team/line manager te ontmoeten tijdens een sollicitatiegesprek, zo blijkt uit het Global Talent Acquisition Monitor van Intelligence Group.

Ook zal een Belg er wellicht moeite mee hebben om feedback te geven tijdens evaluatiegesprekken. Zijn communicatie zal ook wat omfloerster en indirecter zijn dan in veel noordelijke culturen gebruikelijk is. Allemaal zaken om als werkgever rekening mee te houden.

Verder hebben Belgische medewerkers vaak een sterke behoefte om een vertrouwensband opbouwen. Mocht dit inderdaad het geval zijn, is het wellicht een goed idee zo iemand voor langer dan normaal aan een mentor te verbinden.

Apps

Er komen steeds meer technologische mogelijkheden om het onboarding-proces beter in banen te leiden. Vooral softwareapplicaties zijn in opkomst.

Een goede onboarding app laat de werknemer al vast kennismaken met de organisatie. Hij of zij leert meer over het bedrijf, soms in de vorm van een virtuele rondleiding, kan contact leggen met zijn nieuwe collega’s. Ook ziet hij welke professionele eisen aan hem worden gesteld en kan hij zijn voortgang volgen. Zo maken de apps het makkelijker om het onboarden tegen beperkte kosten te professionaliseren.

Enkele bekende apps zijn: Appical en Talmundo, naast uitgebreidere Human Capital Management-softwaretoepassingen zoals Workday en Paycor.

Meer inzicht?

De motivatie en voorkeuren van Belgen verschillen van andere Europeanen. Om een Belg over te halen om voor uw bedrijf te komen werken, is een goede wervingsstrategie belangrijk. Om geschikte kandidaten te bereiken in België is het van belang om de juiste Europese data te hebben. Hiermee heeft u inzicht in de voorkeuren van de doelgroep en kunt u deze gebruiken in uw communicatie uitingen en uw recruitmentstrategie. Meer weten over het European Recruitment Dashboard? Vraag dan nu een demo aan.

JA, IK WIL EEN DEMO