Nieuws & blogs

Onboarding Duitse werknemer: vousvoyeren, bitte!

In Duitsland is het al jaren lastig om geschikt personeel te vinden. Dit maakt het niet eenvoudig om als buitenlands bedrijf Duitse werknemers aan je te binden. Fouten tijdens de onboarding dienen helemaal te worden voorkomen.

Een geschikte Duitse werknemer vinden is door het schaarse aanbod al moeilijk genoeg. Tot overmaat van ramp kan het zelfs als het gelukt is een geschikte kandidaat te vinden nog misgaan. Het sollicitatiegesprek kan op niets uitlopen door een verkeerde aanpak. Daarna, als de werknemer moet worden ingewerkt, kan hij nog worden afgeschrikt en besluiten te vertrekken.

Hoe deze fouten tijdens de onboarding van een Duitse werknemer te voorkomen? Door een goede onboarding-strategie te volgen. Dat wil zeggen: door aandacht te besteden aan de ‘5 C’s tijdens onboarding’ en door geen fouten te maken tijdens de stappen die nodig zijn om een werknemer in te werken.

Met een goede onboarding-strategie kunnen teleurstellingen bij werknemer én werkgever worden voorkomen. Zo kun je er beter voor zorgen dat je de sollicitant die je net met veel moeite je bedrijf hebt binnengehaald ook binnen blijft. Bovendien zal een nieuwe werknemer ook productiever zijn als onboarding-proces goed is uitgevoerd.

De 5 C’s tijdens onboarding

Onboarding kan worden onderverdeeld in vijf C's. Dit zijn:

  1. Compliance: Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden? Dit zijn de wettelijke regels, maar ook het bedrijfsreglement op het gebied van ziekmeldingen, omgangsvormen en anti-pestbeleid, veiligheidsregels en vertrouwelijkheid.
  2. Clarification: Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten?
  3. Culture: Nieuwe werknemers moeten vanaf de eerste dag worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Iedereen moet bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.
  4. Connection: Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.
  5. Check back: Vraag om een reactie op de introductie en de daaropvolgende inwerkperiode. Voor Duitse werknemers is dit zeer belangrijk, blijkt uit onderzoek van Intelligence Group

In de ‘candidate experience’ zijn verschillende dingen belangrijk voor Duitsers. Op nummer één staat persoonlijke feedback op de sollicitatie. Ook een kort sollicitatieproces – een week of vijf – wordt belangrijk gevonden.

Stappen in internationale onboarding

De vijf C’s komen als het goed is allemaal ter sprake tijdens de stappen die elkaar in logische volgorde opvolgen tijdens het onboarding-proces. Bij internationale onboarding kan tijdens elke stap extra aandacht aan internationale aspecten worden besteed.

1. Preboarding

Het onboarding-proces begint niet pas op de eerste werkdag. Een nieuwe werknemer kan al voordat hij aan de slag gaat worden voorbereid op zijn werkzaamheden. Hoe meer inzicht een nieuwe werknemer heeft in wat hem te wachten staat en wat er van hem wordt verwacht, hoe prettiger het voor hem is. Preboarding is van het grootste belang.

In Onboarding – How to Get Your New Employees Up to Speed in Half the Time benadrukken  George B. Bradt en Mary Vonnegut dat in elk geval zo veel mogelijk praktische zaken geregeld moeten zijn voor de eerste werkdag.

Ze schrijven dat de kleinste dingen een grote indruk kunnen maken op nieuwe medewerkers. “Nieuwe werknemers zijn meestal hyperalert omdat ze zich in een onbekende omgeving bevinden. Maar ze missen de kennis die hun ervaren collega’s gebruiken om door het werk te navigeren. Nieuwe medewerkers weten niet  ‘hoe we de dingen hier doen’. Dat kan ervoor zorgen dat zelfs simpele dingen ingewikkeld lijken.”

Preboarding begint al bij het sollicitatiegesprek. In veel culturen zijn werknemers gewend te onderhandelen over hun arbeidscontract. Duitsers niet, volgens Duitsland-specialisten Nienke Pilkes & Esther de Grooth. “Werknemers vatten het daar op als een belediging als je tijdens salarisonderhandelingen hun loon laag insteekt. Ze voelen het als een gebrek aan vertrouwen. Ze kiezen dan liever voor een andere werkgever. Zelfs als de functie inhoudelijk minder aantrekkelijk is.”

TIP: De reiskosten die een sollicitant maakt om naar het sollicitatiegesprek te komen, worden in Duitsland door de werkgever (verplicht) vergoed. Duitse werknemers zijn zich hiervan meestal goed bewust en maken gretig gebruik van deze regeling.

Iedereen die ooit aan een nieuwe baan is begonnen, weet hoe verloren een nieuwkomer zich kan voelen. Zorg dus dat je medewerker vanaf dag één over een goed ingerichte werkplek beschikt en het vanaf dan ook over echt werk kan gaan, niet over administratieve ‘to-do’s’ over ontbrekende internet- of telefoonaansluiting of andere basale zaken.

Zeker als het een internationale onboarding betreft, is het belangrijk dat je daarbij de cultuur van je bedrijf schetst en een zo eerlijk en echt beeld van de organisatie te laten zien. Uiteraard heb je dat in de vacaturetekst en sollicitatiegesprek ook al proberen duidelijk te maken, maar het is aan te raden je je bedrijfscultuur nog een keer onder de aandacht brengt. Dan is tenminste zeker dat de werknemer weet wat hij mag verwachten. En kan hij rekening kan houden met eventuele cultuurverschillen.

Uiteraard hoeft een Duitse werknemer zich niet per se aan te passen aan de cultuur van jouw bedrijf. Neem bijvoorbeeld een verkoper in buitendienst. Als hij in Duitsland blijft, vooral met Duitsers zal omgaan en het er vooral om gaat dat hij zijn werk in Duitsland goed moet doen, zal er waarschijnlijk weinig aanleiding zijn om te zorgen dat hij de Duitse cultuur aflegt.

2. Eerste werkdagen

Gooi de nieuwe werknemer niet in het diepe. Zorg ervoor dat collega’s op de hoogte zijn van de komst van de nieuwe medewerker en dat er kennismakingsgesprekken staan ingepland. Op deze manier geef je de nieuwe medewerker een welkom gevoel.

Zeker een internationale onboarding is het bovendien raadzaam de nieuwe medewerker een mentor of coach (kan de leidinggevende zijn, maar ook een ervaren collega) die regelmatig met de nieuwe medewerker spreekt en beschikbaar is als vraagbaak.

Deze fase in het onboarding-programma loopt door totdat de nieuwe medewerker volledig vertrouwd is met zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

3. Vervolgacties

Internationale onboarding kan vanwege de cultuurverschillen langer duren dan gebruikelijk is. Tussen de zes en negen maanden is geen uitzondering.

Om zeker te zijn dat de nieuwe werknemer zich niet verloren voelt, wordt vaak aanbevolen de vinger aan de pols te houden via regelmatige terugkerende functionerings-, beoordelings- en andere evaluatiegesprekken. Behalve over bereikte resultaten en doelstellingen, kan het dan ook gaan over de tevredenheid van de medewerker over zijn werk en werkgever.

Het eerste gesprek zou dan al binnen enkele weken moeten plaatsvinden, bijvoorbeeld binnen de eerste 30 dagen. Vervolggesprekken kunnen dan steeds om de dertig dagen worden gehouden, net zo lang totdat de werknemer zich werkelijk thuis voelt in de nieuwe organisatie. Uit deze studie in het Academy of Management Journal blijkt dat het in het algemeen binnen 90 dagen duidelijk is of dit er ooit in zal zitten. 

Onboarding van Duitse werknemers

De ene werknemer is de andere niet. Een vastomlijnde onboarding-strategie is belangrijk, maar uiteraard moet je niet te rigide zijn in je aanpak. Internationale onboarding wijkt af van onboarding van werknemers uit het eigen land. Internationale onboarding is geen ‘one size fits all’, gezien de cultuurverschillen tussen en binnen verschillende landen. En daarbinnen bestaan weer verschillen tussen individuele werknemers – op wie je je onboardingproces idealiter zou willen afstemmen, om het hen zo aantrekkelijk mogelijk te maken.

Desondanks is het wel mogelijk om in het algemeen enkele kenmerken van de Duitse cultuur te schetsen aan de hand van het cultuurmodel van Geert Hofstede.

Hieruit blijkt dat Duitsers in het algemeen zeer systematisch ingesteld en zien ze alles graag goed georganiseerd en gepland. Aan projecten gaat een grondige voorbereiding vooraf. Meestal zijn meerdere afdelingen en personen daar dan bij betrokken. Met de directeur als uiteindelijke beslisser.
Flexibiliteit is in Duitsland ook in andere opzichten beperkt.

Zo zijn ideeën over het Nieuwe Werken in Duitsland minder ingeburgerd dan elders. Zeker thuiswerken is ongebruikelijk, zoals ook blijkt uit cijfers van informatieleverancier Statistica uit 2017-8. Bij niet meer dan 37 procent van de 862 respondenten is er een regeling voor flexibele werktijden. Slechts 21 procent heeft de mogelijkheid heeft om vanuit huis te werken. Dat betekent nog niet dat van deze schaarse mogelijkheid gebruik wordt gemaakt: echt thuiswerken doet een schamele 16 procent.

Volgens onderzoek van de uitzendorganisatie Manpower Group (2018) werkt slechts iets meer dan een kwart van 1.010 ondervraagde werknemers bij een bedrijf met een open foutencultuur, waar fouten dus worden beschouwd als iets menselijks waar je van kunt leren. Wees dus niet verbaasd als een Duitse werknemer perfectionistisch is ingesteld, met geringere tolerantie voor fouten en een sterke behoefte aan duidelijke regels en procedures.

Typisch Duits is ook de formele omgang met collega’s. Uit het Manpower-onderzoek blijkt dat slechts 20 procent van de Duitse respondenten werkt in een bedrijf waar medewerkers en leidinggevenden elkaar onderling tutoyeren. Voor 80 procent van de respondenten geldt dus: 'u' zeggen is de norm. Iets om als werkgever rekening mee te houden: vousvoyeren, bitte!

Apps

Er komen steeds meer technologische mogelijkheden om het onboarding-proces beter in banen te leiden. Vooral softwareapplicaties zijn in opkomst.

Een goede onboarding app laat de werknemer al vast kennismaken met de organisatie. Hij of zij leert meer over het bedrijf, soms in de vorm van een virtuele rondleiding, kan contact leggen met zijn nieuwe collega’s. Ook ziet hij welke professionele eisen aan hem worden gesteld en kan hij zijn voortgang volgen. Zo maken de apps het makkelijker om het onboarden tegen beperkte kosten te professionaliseren.

Enkele bekende apps zijn: Appical en Talmundo, naast uitgebreidere Human Capital Management-softwaretoepassingen zoals Workday en Paycor.

Meer inzicht?

De motivatie en voorkeuren van Duitsers verschillen van andere Europeanen. Om een Duitser over te halen om voor uw bedrijf te komen werken, is een goede wervingsstrategie belangrijk. Om geschikte kandidaten te bereiken in Duitsland is het van belang om de juiste Europese data te hebben. Hiermee heeft u inzicht in de voorkeuren van de doelgroep en kunt u deze gebruiken in uw communicatie uitingen en uw recruitmentstrategie. Meer weten over het European Recruitment Dashboard? Vraag dan nu een demo aan.

JA, IK WIL EEN DEMO